Syarat Fungsi Perencanaan yang Baik
Sebuah perencanaan yang dibuat tentunya memiliki fungsi tertentu. Secara umum, fungsi sebuah perencanaan adalah
- Pengarah Organisasi
- Minimalisasi Ketidakpastian
- Minimalisasi inefisiensi sumber daya
- Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas
Sebuah fungsi perencanaan dapat dikatakan baik apabila memenuhi syarat adanya sistem :
- Monitoring :Monitoring adalah sebuah usaha untuk memastikan berjalannya dan proses sebuah aktivitas dicatat dengan baik. Hasil monitoring adalah serangkaian data yang akan digunakan untuk evaluasi, penilaian ataupun pengembangan aksiaksi perbaikan sebagaimana yang diminta. Monitoring dilakukan melalui berbagai cara: dijalankan oleh setiap pihak yang melaksanakan proses aktivitas tersebut ataupun oleh pihak di luar itu, dilakukan secara tetap pada waktuwaktu tertentu ataupun secara random. Monitoring dapat dilakukan pada setiap tahapan kegiatan, apakah dari perencanaan ataupun setelah bagian pekerjaan tertentu diselesaikan.
- Evaluating : Evaluasi adalah suatu usaha untuk mengukur dan memberi nilai secara obyektif pencapaian hasil-hasil yang telah direncanakan sebelumnya. Evaluasi merupakan suatu proses untuk menjelaskan secara sistematis untuk mencapai obyektif, efisien, dan efektif, serta untuk mengetahui dampak dari suatu kegiatan dan juga membantu pengambilan keputusan untuk perbaikan satu atau beberapa aspek program perencanaan yang akan datang.
- Reporting : reporting adalah sebuah usaha untuk memberitahukan hasil dari aktivitas yang telah dilaksanakan. Perencanaan akan dijadikan dasar untuk dibandingkan dengan hasil kegiatan.
Syarat fungsi perencanaan yang baik adalah
BalasHapus• Berdasarkan pada Alternative
Untuk dapat menetapkan perencanaan yang baik maka sebelumnya telah disusun berbagai alternative, misalnya untung dan rugi kelebihan dan kekurangannya, kendala dan dukungannya, sehingga dapat menentukan perencanaan yang paling baik.
• Realistis
Bila perencanaan tidak realistis, mungkin baik diatas kertas saja akan tetapi tidak dapat dilaksanakan dalam prakteknya.
Misalnya : keterbatasan dalam teknologi, keterbatasan sumber dana, tenaga kerja, dsb.
• Ekonomis
Disamping keterbatasan diatas, juga harus dipertimbangkan tingkat ekonomis dalam suatu rencana. Hindarkan faktor pemborosan, biaya, waktu, tempat, dsb.
• Luwes (fleksibel)
Dalam hal ini perencanaan harus fleksibel, artinya setiap saat dapat dievaluasi sesuai dengan perkembangan organisasi, situasi, dan kondisi pada waktu tersebut. Pada dasarnya perencanaan itu disusun berdasarkan hasil penelitian sebelumnya, namun dalam prakteknya sering terjadi berbagai penyimpangan yang tidak dapat dihindarkan.
• Didasari partisipasi
Dalam pembuatan perencanaan hendaknya dapat diikutkan berbagai pihak untuk memperoleh masukan (input) agar lebih sempurna. Dengan adanya partisipasi, perusahaan akan memperoleh manfaat ganda, karena disamping rencana menjadi lebih baik, juga dapat menambah semangat kerja para karyawan (karena merasa ).
Syarat- syarat dari perencanaan yang baik
BalasHapusFaktual dan Realistis
Faktual maksudnya sesuai dengan kondisi aktual di masyarakat, dan realistis secara ekonomi maupun politis untuk dijalankan.
Logis dan Rasional
Perencanaan yang dibuat dapat diterima akal sehat secara argumentatif
Fleksibel
Dapat berubah sesuai perkembangan kondisi dan kebutuhan yang ada
Komitmen
Adanya perasaan memiliki dan janji untuk menjalankan rencana dari seluruh anggota
Komprehensif dan menyeluruh
Mempertimbangkan seluruh faktor/variabel yang mempengaruhi
Syarat – Syarat Perencanaan yang baik
BalasHapusa) Berdasarkan pada alternative
Agar dapat menetapkan perencanaan yang baik maka sebelumnya agar disusun berbagai alternative, misalnya untung dan rugi kelebihan dan kekurangannya, kendala dan dukungannya, sehingga dapat menentukan perencanaan yang paling baik.
b) Harus realistis
Bila perencanaan tidak realistis, mungkin baik diatas kertas saja akan tetapi tidak dapat dilaksanakan dalam prakteknya.
Misalnya : keterbatasan dalam teknologi, keterbatasan sumber dana, tenaga kerja, dsb.
c) Harus ekonomisDisamping keterbatasan diatas, juga harus mempertimbangkan tingkat ekonomis dalam suatu rencana. Hindarkan faktor pemborosan, biaya, waktu, tempat, dsb.
d) Harus luwes (fleksibel)
Dalam hal ini perencanaan harus fleksibel, artinya setiap saat dapat dievaluir sesuai dengan perkembangan organisasi, situasi dan kondisi pada waktu tersebut. Pada dasarnya perencanaan itu disusun berdasarkan hasil penelitian sebelumnya, namun dalam prakteknya sering terjadi berbagai penyimpangan yang tidak dapat dihindarkan.
e) Didasari partisipasi
Dalam pembuatan perencanaan hendaknya dapat diikutkan berbagai pihak untuk memperoleh masukan (input) agar lebih sempurna. Dengan adanya partisipasi, perusahaan akan memperoleh manfaat ganda, karena disamping rencana menjadi lebih baik, juga dapat menambah semangat kerja para karyawan
Persyaratan perencanaan yang baik itu
BalasHapus1. Perencanaan tersebut nyata dan dapat dilakukan.
2. Perencanaan diterima oleh akal sehat (masuk akal dan tidak bertele-tele).
3. Perencanaan tersebut dapat diubah-ubah sesuai zamannya dan kebutuhan orang banyak.
4. Perencanaan tersebut dapat dipertanggungjawabkan.
5. Perencanaan itu dilakukan dengan mempertimbangkan kemungkinan yang akan terjadi
a. Rencana harus mempermudah pencapaian tujuan organisasi
BalasHapusPerlu kita ketahui bahwa rencana yang kita susun agar dengan maksud guna mempermudah realisasi pencapaian tujuan dasar organisasi yang sudah dari awal mempunyai visi dan misi bersama yang sudah pasti dan terperinci pelaksanaannya dengan tidak mempersulit tujuan awal dan dasar organisasi.
b. Rencana harus dibuat oleh orang-orang yang benar-benar mendalami teknik perencanaan
Rencana yang baik akan terwujud apabila rencana tersebut dibuat dan disusun oleh orang-orang yang benar-benar tahu dan mendalami daripada teknik pembuatan rencana tersebut karena secara ilmu yang mereka miliki tentu akan menunjang keberhasilan terealisasinya rencana tersebut dan apabila ada kesalahan itu pun hanya kecil kemungkinan dan akan segera teratasi cepat.
c. Rencana harus diteliti secara merinci
Ketelitian dalam penyusunan rencana sangat diperlukan, karena ini menyangkut berhasil tidaknya suatu rencana dalam perealisasiannya. Langkah pertimbangan sebelum perealisasian sangat penting untuk merinci dan menentukan apa saja yang benar-benar diperlukan baik dalam hal perencanaannyanya maupun perealisasiannya.
Syarat Fungsi Perencanaan yang Baik :
BalasHapus1. Rencana harus mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
hal ini dibutuhkan untuk mempermudah proses realisasi dalam mencapai tujuan organisasi tersebut.
2. Perencanaan harus dibuat oleh individu yang memang benar-benar paham tujuan dari organisasinya.
hal ini dikarenakan dalam proses perencanaan , seseorang harus benar-benar paham akan visi, misi serta tujuan organisasinya, dan juga paham akan seluk beluk organisasinya.
3. Perencanaan harus dilakukan orang yang mengerti teknik perencaan yang baik.
hal ini dibutuhkan agar rencana dibuat dengan baik dan dapat dengan mudah direalisasikan serta apabila ada kesalahan kecil dapat dengan mudah diatasi.
4. Rencana yang dibuat harus diteliti secara merinci.
hal ini disebabkan karena ketelitian rencana tersebut menyangkut terhadap berhasil atau tidaknya rencana tersebut.
5. Rencana yang dilakukan harus benar-benar konsisten.
maksudnya rencana yang dibuat memiliki tujuan yang tetap jugak sehingga hasil yang dicapai tidak melenceng dari tujuan awal.
Syarat-Syarat Perencanaan yang baik :
BalasHapus1. Memiliki tujuan yang jelas
2. Bersifat sederhana agar mudah dalam pelaksanaannya
3. Memuat analisis-analisis terhadap pekerjaan yang akan dikerjakan
4. Bersifat fleksibel dalam arti dapat berubah sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada.
5. Memiliki kesimbangan
6. Memiliki kesan bahwa segala sesuatu itu telah tersedia sehingga dapat digunakan secara efektif dan berdaya guna
Persyaratan perencanaan yang baik itu adalah sbb:
BalasHapus1. Rencana harus mempermudah pencapaian tujuannya.
2. Rencana harus dibuat oleh orang-orang yang benar-benar memahami tujuan tersebut.
3. Rencana harus dibuat oleh orang-orang yang benar-benar mendalami teknik perencanaan.
4. Rencana harus diteliti secara merinci.
5. Rencana tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan.
3. Syarat-syarat Rencana Yang Baik
BalasHapusa) Tujuan harus jelas, rasional, obyektif, dan cukup menantang untuk diperjuangkan.
b) Rencana harus mudah dipahami dan penafsirannya hanya satu.
c) Rencana harus dapat dipakai sebagai pedoman untuk bertindak ekonomis.
d) Rencana harus menjadi dasar dan alat untuk mengendalikan semua tindakan.
e) Rencana harus dapat dikerjakan oleh sekelompok orang.
f) Rencana harus menunjukkan urutan-urutan dan waktu pekerjaan.
g) Rencana harus fleksibel.
h) Rencana harus berkesinambungan.
i) Rencana harus meliputi semua tindakan yang akan dilakukan.
j) Rencana harus berimbang artinya pemberian tugas harus berimbang dengan penyediaan fasilitas.
k) Rencana tidak boleh bertentangan antar departemen, tetapi hendaknya saling mendukung.
l) Rencana harus sensitif terhadap situasi sehingga terbuka kemungkinan untuk mengubah teknik pelaksanaan tanpa mengalami perubahan pada tujuannya.
1.perencanaan harus realistis dengan keadaan yang ada dalam organisasi dan perencanaan sesuai dengan keadaan pada saat perencanaan tersebut direncanakan
BalasHapus2.perencanaan bersifat ekonomis,dengan memaksimalkan sumber daya,biaya,dan waktu,
3.perencanaan bersifat fleksibel,atau tidak kaku,sehingga perencanaan dapat dievaluasi kembali,sesuai dengan keadaan pada masa yang akan datang
4.perencanaan direncanakn oleh semua orang dalam organisasi tersebut,sehingga semuanya akan merasa bertanggung jawab akan rencana tersebut
jelas, fungsi perencanaan yg baik, jika perencanaan tersebut dapat membantu dalam mencapai tujuan dari organisasi tersebut, Selain itu beberapa point yg dapat di gunakan sebagai patokan bahwa perencanaan dikatakan baik yaitu :
BalasHapus• Dapat menghilangkan ketidakpastian.
• Dapat menyesuaikan dengan perubahan yg ada.
• Berisikan analisa dan penjelasan dari setiap prediksi yg ada.
• dan tentunya dapat dan telah dilaksanakan.
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab 6 pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan, yaitu:
BalasHapus1. Tindakan apa yang harus dilakukan?
2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan?
3. Dimana tindakan tersebut dilakukan?
4. Kapan tindakan tersebut dilakukan?
5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut?
6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut?
Pendapat lain juga mengatakan bahwa suatu rencana harus mengandung unsur-unsur :
- Tujuan = menerangkan tujuan yang hendak dicapai dari kegiatan yang dilakukan. Tujuan ini dapat bersifat material maupun bersifat moral.
- Politik = merupakan peraturan-peraturan yang digariskan bagi tindakan-tindakan dalam orgranisasi yang dihubungkan dengan tujuan yang akan dicapai.
- Prosedur = urutan-urutan pelaksanaan yang akan dilalui dan harus diikuti oleh karyawan atau orang yang melaksanakan suatu kegiatan, atau tindakan dalam mencapai tujuan.
- Budget = ikhtisar dari masukan yang diharapkan akan diperoleh yang dikaitkan dengan output yang dikeluarkan yang dinyatakan dalam bentuk angka-angka.
- Program = serangkaian tindakan yang akan dilakukan diwaktu yang akan datang terdiri atas penggabungan dari politik, prosedur dan budget.
Syarat perencanaan yang baik :
BalasHapus1. Perencanaan tersebut harus realitas dan tidak mengambang dalam pemikiran anggoita sehingga anggoita dapat menerima secara
jelas perencanaan tersebut.
2. Perencanaan dapat diterima oleh semua anggota, agar menciptakan suatu korum/tujuan dalam rapat perencanaan.
3. Sesuai dengan visi dan misi organisasi tersebut.
4. Dilakukan oleh orang yang tepat "The right man, of the right pleace".
5. Mengoptimalkan efisiensi sumber daya manusia.
Syarat perencanaan yang baik HARUS memiliki , mengetahui, dan memperhitungkan :
BalasHapus1. Tujuan akhir yang dikehendaki
2. Sasaran-sasaran dan prioritas untuk mewujudkannya (yang mencerminkan pemilihan dari berbagai alternatif)
3. Jangka waktu yang mencapai sasaran-sasaran tersebut
4. Masalah-masalah yang dihadapi.
5. Modal atau sumber daya yang akan digunakan serta pengalokasiannya.
6. Kebijakan-kebijakan untuk melaksanakannya.
7. Orang, organisasai atau badan pelaksananya.
8. Mekanisme pemantauan ,evaluasi , dan pengawasan pelaksanaannya.
menurut ane(sepertinya hampir sama dengan beberapa komentar di atas), Syarat planning yang baik :
BalasHapus1. Pandangan terhadap tujuan haruslah jelas ,terarah dan tidak ambigu.
2. setiap step dari proses, harus objektif, tepat, mudah dan logis.
3. Memiliki backup untuk dapat dijadikan alternatif ketika planning gagal.
4. Setiap langkah harus mempunyai beberapa pilihan cabang, sehingga jika salah satu cara gagal planning dapat dilakukan dengan cara lain sehingga menjadi fleksibel.
5. Apabila rencana yang dimaksud dikerjakan dalam berkelompok, maka haruslah di koordinasikan serta di konfirmasikan kepada anggota pelaksananya agar pengerjaannya menjadi jelas dan terkoordinir.
6. Setiap rencana mempunyai algoritma penyelesaian untuk mencapai tujuan sehingga membuatnya menjadi lebih efisien, ekonomis dan efektif.
syarat-syarat perencanaan yang baik
BalasHapusa) Berdasarkan pada alternative
Agar dapat menetapkan perencanaan yang baik maka sebelumnya agar disusun berbagai alternative, misalnya untung dan rugi kelebihan dan kekurangannya, kendala dan dukungannya, sehingga dapat menentukan perencanaan yang paling baik.
b) Harus realistis
Bila perencanaan tidak realistis, mungkin baik diatas kertas saja akan tetapi tidak dapat dilaksanakan dalam prakteknya.
Misalnya : keterbatasan dalam teknologi, keterbatasan sumber dana, tenaga kerja, dsb.
c) Harus ekonomisDisamping keterbatasan diatas, juga harus mempertimbangkan tingkat ekonomis dalam suatu rencana. Hindarkan faktor pemborosan, biaya, waktu, tempat, dsb.
d) Harus luwes (fleksibel)
Dalam hal ini perencanaan harus fleksibel, artinya setiap saat dapat dievaluir sesuai dengan perkembangan organisasi, situasi dan kondisi pada waktu tersebut. Pada dasarnya perencanaan itu disusun berdasarkan hasil penelitian sebelumnya, namun dalam prakteknya sering terjadi berbagai penyimpangan yang tidak dapat dihindarkan.
e) Didasari partisipasi
Dalam pembuatan perencanaan hendaknya dapat diikutkan berbagai pihak untuk memperoleh masukan (input) agar lebih sempurna. Dengan adanya partisipasi, perusahaan akan memperoleh manfaat ganda, karena disamping rencana menjadi lebih baik, juga dapat menambah semangat kerja para karyawan (karena merasa ).
Bagaimana jika salah satu unsur perencanaan tersebut tidak terpenuhi,apakah perusahaan bisa berjalan dengan baik?
BalasHapus