Organisasi Informal

Organisasi informal

Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:

• Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu
• Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Organisasi

Faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi :
A. Tujuan
Visi, misi dan tujuan yang jelas akan membantu team dalam bekerja. Namun hal tersebut belum cukup jika visi, misi dan tujuan yang ditetapkan tidak sejalan dengan kebutuhan dan tujuan para anggota.

B. Tantangan
Manusia dikarunia mekanisme pertahanan diri yang di sebut “fight atauflight syndrome”. Ketika dihadapkan pada suatu tantangan, secara nalurimanusia akan melakukan suatu tindakan untuk menghadapi tantangan tersebut (fight) atau menghindar (flight). Dalam banyak kasus tantangan yang ada merupakan suatu rangsangan untuk mencapai kesuksesan. Dengan kata lain tantangan tersebut justru merupakan motivator.
Namun demikian tidak semua pekerjaan selalu menghadirkan tantangan.Sebuah team tidak selamanya akan menghadapi suatu tantangan. Pertanyaannya adalah bagaimana caranya memberikan suatu tugas atau pekerjaan yang menantang dalam interval. Salah satu criteria yang dapat dipakai sebagai acuan apakah suatu tugas memiliki tantangan adalah tingkat kesulitan dari tugas tersebut. Jika terlalu sulit, mungkin dapat dianggap sebagai hal yang mustahil dilaksanakan, maka team bisa saja menyerah sebelum mulai mengerjakannya. Sebaliknya, jika terlalu mudah maka team juga akan malas untuk mengerjakannya karena dianggap tidak akan menimbulkan kebanggaan bagi yang melakukannya.

C. Keakraban
Team yang sukses biasanya ditandai dengan sikap akraban satu sama lain, setia kawan, dan merasa senasib sepenanggungan. Para anggota team saling menyukai dan berusaha keras untuk mengembangankan dan memelihara hubungan interpersonal. Hubungan interpersonal menjadi sangat penting karena hal ini akan merupakan dasar terciptanya keterbukaan dan komunikasi langsung serta dukungan antara sesama anggota team.

D. Tanggungjawab
Secara umum, setiap orang akan terstimulasi ketika diberi suatu tanggungjawab. Tanggungjawab mengimplikasikan adanya suatu otoritas untuk membuat perubahan atau mengambil suatu keputusan. Team yang diberi tanggungjawab dan otoritas yang proporsional cenderung akan memilikimotivasi kerja yang tinggi.

E. Kesempatan Untuk Maju
Setiap orang akan melakukan banyak cara untuk dapat mengembangkan diri,mempelajari konsep dan ketrampilan baru, serta melangkah menuju kehidupan yang lebih baik. Jika dalam sebuah team setiap anggota merasabahwa team tersebut dapat memberikan peluang bagi mereka untuk melakukanhal-hal tersebut di atas maka akan tercipta motivasi dan komitment yang tinggi. Hal ini penting mengingat bahwa perkembangan pribadi memberikan nilai tambah bagi individu dalam meningkatkan harga diri.

F. Kepemimpinan
Tidak dapat dipungkiri bahwa leadership merupakan faktor yang berperan penting dalam mendapatkan komitment dari anggota team. Leader berperan dalam menciptakan kondisi kondusif bagi team untuk bekerja dengan tenang dan harmonis. Seorang leader yang baik juga dapat memahami 6 faktor yang dapat menimbulkan motivasi seperti yang disebutkan diatas.

Fungsi Pengorganisasian

Definisi Fungsi Pengorganisasian

The proccess of establishing ordrly uses for all oeganizational's resources
(cefto,Samuel C.)

Deciding where decision will be made, who will do that jobs and task, and who will work for whom
(Williams, Chuck)

Pengorganisasian merupakan sebuah kegiatan pemanfaatan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan stategis
(Daft, Richard)

Fungsi pengorganisasian merupakan alat untuk memadukan (sinkronisasi) dan mengatur semua kegiatan yang ada kaitannya dengan personil, finansial, materil dan tata cara untuk mencapai tujuan organisasi yang telah disepakati bersama.

Untuk melaksanakan fungsi pengorganisasian yang baik, perlu dilalui beberapa langkah sebagai berikut :
1. Kenali sasaran-sasaran yang ingin dicapai.
2. Perinci pekerjaan yang dibutuhkan sampai hal yang sekecil mungkin
3. Kelompokkan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan
4. Pertegas tugas-tugas dan berikan sasaran yang memadai untuk setiap aktivitas atau kelompok aktivitas
5. Berikan tugas-tugas tersebut kepada orang-orang yang bermutu atau yang dapat dikembangkan secara potinsial
6. Beritahukan kepada setiap anggota tentang kegiatan-kegiatan apa yang diharapkan olehnya dalam rangka melaksanakan tugas dan hubungannya dengan perusahaan atau organisasi lannya

Teknologi Mengancam Sumber Daya Manusia dalam Perusahaan?

Dalam manajemen sebuah perusahaan, sumber daya yang cenderung digunakan adalah sumber daya manusia. Seiring dengan perkembangan teknologi, maka perusahaan tersebut akan menerapkan teknologi (berupa mesin, komputer dan sebagainya) untuk tujuan peningkatan produksi. Hal ini mengundang reaksi sebagian orang yang menilai bahwa dengan menggunakan teknologi, maka sumber daya manusia akan terancam karena semua sumber daya manusia akan digantikan dengan teknologi berupa sumber daya mesin. Dengan demikian, maka pekerja di perusahaan tersebut akan di-PHK dan akan mengakibatkan peningkatan jumlah pengangguran.
Pendapat yang menyatakan teknoogi akan mengancam sumber daya manusia tidaklah benar. Pernyataan ini didukung dengan alasan-alasan berikut :

• Apabila dengan masuknya teknologi ke sebuah perusahaan maka semua pekerja di perusahaan tersebut akan digantikan dengan mesin, bagaimana apabila yang masuk ke perusahaan tersebut adalah pekerja-pekerja yang jauh lebih kompeten maka pekerja lama yang kurang kompeten akan digantikan dengan pekerja baru yang lebih kompeten. Ini membuktikan bahwa bukan teknologi yang mengancam SDM melainkan karena inkompetensi SDM itu sendiri.
• Efektifitas - Sumber daya digunakan secara tepat. Sumber daya manusia cenderung akan menjadi lebih tidak efetif dibanding mesin. Sebagai contoh, apabila anda mempekerjakan seorang karyawan, bisa saja dia tidak melakukan pekerjaan yang anda berikan padanya. Dari contoh ini dapat terlihat bahwa pekerja tersebut tidak bekerja sebagaimana tujuan dia dipekerjakan. Berbeda dengan mesin, sebuah mesin akan melakukan pekerjaan sebagaimana dia diinstruksikan. Contohnya apabila anda membeli mesin untuk memproduksi sepatu dan menjalankannya, maka mesin tersebut akan memproduksi sepatu. Ini membuktikan bahwa sebenarnya bukan teknologi yang mengancam SDM, melainkan karena SDM itu sendiri yang tidak melaksanakan fungsinya sebagaimana mestinya.
• Efesiensi - Penggunaan sumber daya seminimal mungkin untuk mencapai hasil maksimal. Posisikan diri anda sebagai seorang manager. Anda tentunya ingin memperoleh hasil maksimal dengan menggunakan sumber daya seefisien mungkin. Anda tentunya akan memilih mesin karena mesin dinilai mampu mengerjakan pekerjaan yang jauh lebih banyak dengan biaya operasional yang lebih murah dibanding karyawan. Akan tetapi, apabila dengan jumlah pekerja yang sedikit, produksi yang dihasilkan tidak kalah dari mesin, tentunya hal ini tidak akan terjadi.
• Ekonomis - menekan biaya seminimal mungkin. Apabila anda adalah seorang manager, tentunya anda ingin memperoleh hasil maksimal dengan biaya seminim mungkin. Bisa saja sebuah mesin ditambah dengan biaya operasionalnya dan biaya pemeliharaan memakan biaya yang jauh lebih sedikit dibanding gaji pekerja. Sebagai seorang manager, anda tentunya juga perlu memikirkan masalah keuangan perusahaan. Oleh karena itu, anda pastinya akan memilih solusi yang memakan biaya lebih sedikit. Hal ini membuktikan bukan teknologi yang mengancam SDM melainkan karena pada dasarnya Hukum Ekonomi berbunyi "Untuk memperoleh hasil sebesar-besarnya dengan biaya seminimal-minimalnya".
• Dan alasan terakhir yang paling penting adalah dengan masuknya teknlogi pada sebuah perusahaan, SDM tidak akan terancam karena mesin memerlukan brainware yaitu seorang operator untuk berjalan. Tidaklah mungkin sebuah mesin dapat berjalan dengan sendirinya. Walaupun mesin itu otomatis, akan tetapi operator tetap diperlukan pada saat penghidupan awal mesin tersebut. Walaupun bagian produksi diambil alih oleh mesin, mesin juga memerlukan pemeliharaan, oleh sebab itu, SDM yang tadinya berada di bagian produksi mungkin akan beralih ke bagian pemeliharaan/maintenance. Sehingga SDM tersebut tidak akan menjadi pengangguran dan tidak akan terancam oleh teknologi.

Syarat Fungsi Perencanaan yang Baik

Sebuah perencanaan yang dibuat tentunya memiliki fungsi tertentu. Secara umum, fungsi sebuah perencanaan adalah

• Pengarah Organisasi
• Minimalisasi Ketidakpastian
• Minimalisasi inefisiensi sumber daya
• Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas 

Sebuah fungsi perencanaan dapat dikatakan baik apabila memenuhi syarat adanya sistem :

• Monitoring :Monitoring adalah sebuah usaha untuk memastikan berjalannya dan proses sebuah aktivitas dicatat dengan baik. Hasil monitoring adalah serangkaian data yang akan digunakan untuk evaluasi, penilaian ataupun pengembangan aksiaksi perbaikan sebagaimana yang diminta. Monitoring dilakukan melalui berbagai cara: dijalankan oleh setiap pihak yang melaksanakan proses aktivitas tersebut ataupun oleh pihak di luar itu, dilakukan secara tetap pada waktuwaktu tertentu ataupun secara random. Monitoring dapat dilakukan pada setiap tahapan kegiatan, apakah dari perencanaan ataupun setelah bagian pekerjaan tertentu diselesaikan.
• Evaluating : Evaluasi adalah suatu usaha untuk mengukur dan memberi nilai secara obyektif pencapaian hasil-hasil yang telah direncanakan sebelumnya. Evaluasi merupakan suatu proses untuk menjelaskan secara sistematis untuk mencapai obyektif, efisien, dan efektif, serta untuk mengetahui dampak dari suatu kegiatan dan juga membantu pengambilan keputusan untuk perbaikan satu atau beberapa aspek program perencanaan yang akan datang.
• Reporting : reporting adalah sebuah usaha untuk memberitahukan hasil dari aktivitas yang telah dilaksanakan. Perencanaan akan dijadikan dasar untuk dibandingkan dengan hasil kegiatan.

Management by Objectives

Pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Management by objective dapat juga disebut sebagai manajemen berdasarkan sasaran, manajemen berdasarkan hasil (Management by Result), Goals management, Work planning and review dan lain sebagainya yang pada intinya sama.
Management by objective menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang efektif, dengan menetapkan prosedur pencapaian baik yang formal maupun informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan dicapai dilanjutkan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai baru diadakan peninjauan kembali atas pekerjaan yang telah dilakukan. Kegiatan MBO singkatan dari management by objective yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer dalam setiap tingkatan organisasi yang dirumuskan dengan bentuk misi atau sasaran, yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi pengoperasian satuan kerja.

Management by Objectives (MBO) adalah metode penilaian kinerja karyawan yang berorientasi pada pencapaian sasaran kerja. Pada metode MBO, setiap individu karyawan memiliki sasaran kerjanya masing-masing, yang bersesuaian dengan sasaran kerja unitnya untuk satu periode kerja. Penilaian kinerja dalam metode MBO dilakukan di akhir periode mengacu pada realisasi sasaran kerja. Adapun Rank Inclusion in Criteria Hierarchies (RICH), berperan sebagai metode pada proses pembobotan atas Key Performance Indicator (KPI) karyawan yang mencerminkan hasil pencapaian sasaran kerja karyawan yang sedang dinilai kinerjanya. Dengan metode RICH, sistem dapat melakukan komputasi atas performansi kerja pegawai.

Sistem Management By Objective Yang Efektif
1. Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia harus berjumpa dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan menilainya.
2. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui antara individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.
4. Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.
5. Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.
6. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.

Unsur-unsur Efektivitas MBO
1. Agar MBO sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai trampilan secara mengetahui kemanfaatan dan kegunaan dari MBO.
2. Tujuan merupakan hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapapun juga, sehingga tujuan ini sering digunakan untuk mengevaluasi prestasi kerja dari manajer, apakah dia berhasil dalam tugasnya atau gagal.
3. Top manajer harus menjaga sistem MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana mestinya.
4. Tanpa partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan, maka semua pihak harus mengetahui posisinya dalam hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai, umpan balik terhadapnya sangat berguna.

Alasan Mengapa Perencanaan Diperlukan dalam Kegiatan

Perencanaan merupakan proses penetapan tujuan dari suatu organisasi, strategi pencapaian tujuan organisasi serta langkah-langkah teknis yang dilakukan sehingga tujuan organisasi tersebut dapat tercapai.
Orang sering tidak menyadari betapa pentingnya perencanaan tersebut dan cenderung melakukan sesuatu tanpa perencanaan. Ada kutipan yang mengatakan "Everything won't go as smooth as planned ~ Semua tidak akan berjalan selancar yang telah direncanakan". Bahkan sesuatu hal yang telah direncanakan  belum tentu akan berjalan mulus sesuai dengan harapan dan mungkin akan mengalami gangguan pada saat pelaksanaannya. Apabila suatu kegiatan dilaksanakan tanpa perencanaan tentunya malah akan memiliki resiko yang lebih banyak dalam menjumpai gangguan pada saat pelaksanaannya.

Untuk kegiatan-kegiatan kecil mungkin saja perencanaan belum memiliki efek yang berarti apabila menemui kendala pada saat kegiatan berlangsung. Akan tetapi, apabila kegiatan berskala besar, maka dapat berakibat gagalnya kegiatan tersebut atau dalam bisnis maka akan mengakibatkan keerugian yang sangat besar.

Perencanaan berperan besar dalam menekan resiko terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Dengan perencanaan, kita dapat memprediksi hal-hal tidak diinginkan yang mungkin akan terjadi di masa depan dan melakukan tindakan antisipasi semenjak dini.

Contohnya adalah 2 orang manager A dan B. Manager A merencanakan perkembangan perusahaannya dan dalam rencananya tersebut dia telah memprediksi akan terjadi inflasi yang apabila ditangani secara cepat tidak akan berakibat fatal akan tetapi apabila tidak maka akan berakibat pada bangkrutnya perusahaan. Sesuai prediksinya, inflasi tersebut terjadi dan sesuai dengan rencana yang telah dibuatnya, dia berhasil mengurangi dampak inflasi sehingga kerugian yang dialami perusahaannya tidak besar.
Sedangkan manager B tidak memiliki perencanaan sama sekali. Pada saat inflasi terjadi, manager B baru mulai mencari langkah pencegahan dan pada akhirnya terlambat untuk mengambil tindakan sehingga perusahaannya bangkrut
Dari contoh tersebut, kita dapat melihat pentingnya perencanaan sebagai pedoman dalm menunjang pengambilan keputusan, terutama pada saat kritis dimana keputusan cepat akan berakibat sangat fatal untuk perkembangan organisasi.kegiatan di kemudian hari.